Методы управления временем, если вы руководитель и/или многозадачник

Руководящая должность в первую очередь предполагает ответственность сразу на нескольких направлениях. Управленец любого уровня выполняет множество задач и, так или иначе, сталкивается с тем, как расставить приоритеты. Если вам нужно регулярно решать разноплановые задачи, то подойдут такие методы.

Матрица Эйзенхауэра

Это метод, при котором задачи оцениваются по двум критериям: важности и срочности. Для сортировки задач по этим критериям используется специальная таблица из четырех квадратов:

Срочные задачи – это те, которые необходимо выполнить немедленно. Важные задачи – это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей или ценностей. По-хорошему, нужно работать только над задачами в двух верхних квадратах, а остальные делегировать или удалить.

Главное задача матрицы Эйзенхауэра – быстрое определение приоритетности задач. Она помогает понять, в каком порядке их выполнять и сколько времени на них потратить.

Матрицу Эйзенхауэра можно рассматривать и как «продвинутый» вариант обычного списка дел, сразу видно, какие задачи главные, а какие второстепенные. Такой список подходит для любых горизонтов планирования: день, неделя, месяц, год. Кроме того, с его помощью можно быстро упорядочить задачи для отдельных крупных проектов, и личных, и профессиональных.

Методика 0 входящих

Метод был разработан Мерлином Манном, экспертом в области производительности и применяется для управления электронной почтой. Несмотря на то, что многие общаются в мессенджерах, e-mail все еще является основным способом обмена информацией. Цель проста – нужно стремиться к тому, чтобы почтовый ящик оставался пустым или близким к пустому. Суть метода:

Входящие нужно разделить на категории:

С вложенными файлами. Это могут быть уведомления о необходимости что-то оплатить или информация для текущей или будущей работы. Для таких писем полезно создавать отдельные папки, но без фанатизма. Получается слишком много папок? Упрощайте. Для того чтобы найти что-то нужное потом, нужна не тысяча папок, а умение использовать поисковые функции почтовика.
Не обязательно читать и не нужно отвечать. Если вы получаете очередную рассылку, которую никогда не читаете, то лучше сразу отпишитесь.
Отвечать по желанию. Учтивость всегда полезна, так что если вы хотите быть вежливым, то лучше ответит, даже если не обязательно. Однако зависит от того, может ли вам понадобиться в будущем помощь этого корреспондент.
С запасом времени для ознакомления. Интересно читать, но не обязательно. Надо постараться относить к этой и предыдущей категориям как можно больше писем.
Нужно ответить сегодня. Отвечаем сразу.
Нужно ответить, но не сегодня. Никто не ожидает и не должен ожидать оперативного ответа по e-mail, если об этом не говорится в заголовке письма.
Непонятное письмо. Бывают такие письма, которые трудно отнести к какой-то из категорий. Не терзайте себя размышлениями и договоритесь с собой относить такие письма к одной из перечисленных выше категорий.

После того, как разобрались с категориями, создаем для них папки - соответственно, для категорий № 2, 3, 4 и 6.

Для начала нужно выделить полчаса в конце рабочего дня для разбора ящика. Это эффективнее, чем пытаться мгновенно реагировать на каждое письмо. Для срочных писем нужно установить интервал для проверки в течение дня. В любой момент, когда не проверяете почту, нужно держать ее закрытой. Некоторые специалисты по тайм-менеджменту даже советуют отключать уведомления.

При ответах нужно писать кратко, простыми предложениями и только по делу, без эмоций.

Письма нужно разбирать в обратном порядке - начинаем со срочных-важных, но с последних. Если начать оставлять последние полученные сегодня письма на завтра, то методика перестанет работать.

Открывать нужно только нужные письма, отправляя в архив или на удаление остальные. Также экономят время шаблоны, если ваши ответы на письма довольно стандартные.

После того, как почта обработана, оставшееся время можно потратить на категории писем № 3, 4 и 6.

Метод поможет уменьшить количество непрочитанных сообщений, которые мешают находить важные электронные письма.

Японская методика Канбан

Это визуальный метод управления временем, который помогает следить за ходом выполнения проектов — вы отслеживаете, как задачи перемещаются по столбцам с разными метками. Если перевести «канбан» дословно, получим сочетание kan – «визуальный, наглядный» и ban – «карточка, листок, доска». Впервые термин прозвучал в книге японского инженера и предпринимателя Тайити Оно «Производственная система Toyota», а затем, в 1959 году, методику опробовали на практике и ввели в рабочие процессы компании. Суть канбана — в достижении стабильных результатов через визуализацию процесса, за счет чего легче найти и обезвредить уязвимые места и недочеты, из-за которых тормозится производство и «съедается» время; сокращение затрат за счет своевременного выполнения задач — точно в срок.

Можно использовать готовое программное обеспечение для управления проектами или чертить на листе бумаги, на доске, использовать стикеры. С ними проще, можно менять цвета, места и т.д.

В начале работы нужно определить количество этапов в проекте или задаче и создать столбцы. Например, четыре столбца и перемещать задачи внутри проекта по следующим этапам:

Накопившиеся дела. Вы проводите мозговой штурм и записываете все свои задачи сюда. Затем вы решаете, какие задачи необходимо перенести в столбец "Сделать", а какие задачи могут подождать своей очереди.
Сделать. Это задачи, над которыми вы будете работать.
В работе. Здесь задачи, над которыми вы сейчас работаете.
Готово. Задачи, которые вы выполнили.

Универсального шаблона нет, можно придумать столбцы в соответствии с собственными потребностями, их может быть сколько угодно. Четкое визуальное представление всей рабочей ситуации дает представление о вашем прогрессе в проекте. Можно разбить проект на небольшие, простые задачи и отслеживать их выполнение по всем направлениям.

Однако так или иначе каждая Канбан-доска будет содержать следующие элементы:

Колонки. Колонки представляют различные стадии рабочего процесса. Каждая колонка отражает определенный этап, через который проходят задачи, начиная с поступления в рабочий процесс и заканчивая их завершением.
Карточки. Каждая задача представлена карточкой. Карточки содержат информацию о задаче, ее описание, сроки выполнения и другие сведения, которые могут быть полезными для команды.
Ограничение WIP (Work In Progress). Это ограничение указывает максимальное количество задач, которые могут находиться в каждой колонке одновременно. Ограничение WIP способствует поддержанию баланса в рабочем процессе и предотвращению перегрузки.
Визуальные индикаторы. Визуальные индикаторы, такие как цветные магниты и стикеры, могут использоваться, чтобы обозначать особые требования, приоритеты или критические замечания на доске.
Метрики и диаграммы. На Канбан-доску можно добавлять метрики и диаграммы, чтобы отслеживать производительность, сроки и другие параметры работы команды.
Элементы управления. Они не относятся напрямую к канбан-доскам, но важны с точки зрения самой системы. Они помогают команде управлять рабочим процессом и улучшать его с течением времени.