Методы управления временем, если вы не умеете планировать

Далеко не каждый из нас способен самостоятельно определить, что в какой последовательности стоит делать. Чтобы не растеряться, можно использовать следующие методы.

Метод достижения цели (GTD - Getting Things Done)

Он создан экспертом в области тайм-менеджмента Дэвидом Алленом. Суть методики — стремиться к тому, чтобы как можно больше дел имели статус «завершено» и не нервировали своим присутствием. Основное правило — обязательно «выгружать» из головы все свои задачи и сразу же ставить им четкие дедлайны.

Сначала нужно записать задачи на бумаге, а затем разбить на рабочие элементы, которые можно выполнить.

1. Сбор. Фиксируйте на бумаге задачи, которые привлекают ваше внимание. Эти задачи могут относиться к чему угодно: работа, учеба или бытовая жизнь.

2. Процесс. Поясните, что они означают. Решите, являются ли задачи, которые привлекают ваше внимание, выполнимыми или нет. Если какой-то пункт не требует действий, пока проигнорируйте его. Если пункт требует действий, сделайте это, делегируйте его или отложите в сторону.

3. Организация. Определите какие действия нужно предпринять для решения задач. Расставьте приоритеты в своем списке дел в соответствии с тем, что вам нужно сделать, когда.

4. Обзор. Размышляйте. Часто просматривайте свой список задач и действий, чтобы определить свой следующий приоритет. Вычеркните задачи, которые вы выполнили, и обновите свой список.

5. Выполнение. Решайте небольшие задачи, которые можно сделать прямо сейчас.

Анализ Парето (правило 80/20)

Правило 80/20 – это методика, созданная итальянским экономистом Вильфредо Парето. Закон Парето гласит, что во многих случаях 20% усилий дают 80% результата. Иными словами, небольшой процент причин приводит к намного большему итоговому эффекту. Эту концепцию важно понимать, так как она поможет вам распознать инициативы с высоким приоритетом и добиться наилучшего результата.

Как был открыт закон Парето? Закон Парето, сформулированный в 1896 году, был назван в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он вычислил, что 80% земли в Италии находится в собственности у 20% населения. Парето также заметил похожую закономерность в своем саду: 20% растений производят 80% урожая фруктов. Математически эта взаимосвязь лучше всего описывается как пропорциональное распределение двух величин, когда изменение одной величины приводит к соответствующему изменению другой.

Итак, нужно найти свои ключевые действия — те 20%, которые имеют значение, — и сосредоточиться на них. Таким образом, можно достичь 80% желаемых результатов. Цель анализа Парето – помочь вам расставить приоритеты в задачах, которые наиболее эффективны при решении проблем.

1. Перечислите некоторые проблемы, с которыми вы сталкиваетесь.

2. Определите основную причину каждой проблемы.

3. Присвойте баллы каждой проблеме по принципу: чем важнее задача, тем выше балл. Например, можно использовать числа от 1 до 10, чтобы присвоить баллы вашим проблемам. Самые важные проблемы будут помечены числом 10, а наиболее незначительные – числом 1.

4. Сгруппируйте проблемы по причинам.

5. Суммируйте баллы каждой группы. Группа с наибольшим количеством баллов – это та проблема, над которой вам следует поработать в первую очередь.

6. Действуйте.

И пример практического использования этого инструмента.

Перечислите все дела, что вам необходимо сделать за текущий день. Затем определите, какие из этих задач оказывают наибольшее влияние на результат. Есть ли среди них те, которые подразумевают взаимодействие с коллегами? Есть ли в списке задачи, которые мешают продвижению проектов? Эти задачи могут быть простыми и при этом оказывать большое влияние на остальных сотрудников, поэтому выполнение таких задач позволит процессу идти своим чередом.

Также для тех, кто не умеет планировать, подойдут Матрица Эйзенхауэра и Методика 0 входящих.