Изображение создано при помощи модели Шедеврум
Ивент-менеджера часто считают продвинутой версией массовика-затейника, развлекателя, шоумена: как будто у него не жизнь, а праздник, звездность и сплошной креатив. Все это не совсем так. Если эту профессию идеализировать, то прежде всего за то, что ивентщик – по сути, универсальный менеджер, системно мыслящий, гибкий, пунктуальный, ответственный и коммуникабельный. А организация мероприятий – отличная школа будущих руководителей. Как работают организаторы, разбираемся вместе с экспертом, преподавателем курса по подготовке мероприятий Центра управления и коммуникаций ВШЭ Максимом Яковенко.
Максим Яковенко
Организатор международных и российских форумов, конференций и турниров, спикер лекций и мастер-классов по ивент-менеджменту, приглашенный эксперт-лектор в Президентском фонде культурных инициатив и Правительстве Москвы
Часто ивентора (от англ. event – «событие») – организатора мероприятий – путают с массовиком-затейником, аниматором, звездным ведущим. Ошибка отчасти понятна: современные фестивали, форумы, презентации, выставки, круглые столы часто включают перформансы, иммерсивные шоу, мультимедийные проекты. Интерактив, вовлечение в публики – здесь также в порядке вещей. Само оформление праздников, визуальные решения – от застройки площадки до навигации по ней – тоже аргументы в пользу креативности профессии.
Организацию мероприятий часто романтизируют, говорит Максим Яковенко: «Многие думают, что быть ивентором означает быть на виду». На деле организатор находится «за кулисами». «Это серый кардинал процессов», – поясняет эксперт. Ивентщика можно сравнить и с Великим Гудвином. Скрытый от посторонних взглядов, он уверенно рулит процессом.
По сути, ивентор – это универсальный менеджер. Научившись создавать мероприятия, вы сможете работать в любой структуре, уверен собеседник IQ Media: «Профессия ивент-менеджера прививает мощнейшее структурное мышление, единое видение всех процессов». А значит, организация мероприятий – хорошая школа будущих руководителей.
Судите сами. Нужно:
Главная задача организатора форума, презентации или фестиваля – создать яркое запоминающееся событие. Такое, которое понравится получателям услуг, клиентам и партнерам и послужит рекламой и для фирмы-заказчика, и для ивент-агентства. У заказчика далеко идущие ожидания: в идеале ивент должен повысить видимость и репутацию компании, привлечь новых и удержать старых клиентов и партнеров, а значит, увеличить доходы фирмы.
Но как создать такой проект? Как подготовить не просто череду выступлений с кофе-брейками, а захватывающее зрелище? Ведь именно это – ключевой критерий качества работы ивентщика.
Главный вопрос, который ивентор должен задать самому себе, – какую пользу мероприятие принесет участникам, поясняет Максим Яковенко. Ответ на этот вопрос поможет понять ценность ивента. А это, в свою очередь, позволит найти партнеров и клиентов. Польза – лучший аргумент для продвижения форума.
«Бывало, я участвовал в мозговых штурмах на тему: «Какое мероприятие бы нам провести в следующем году?», – рассказывает эксперт. – Но успешные ивенты так не рождаются. Настоящая идея существует еще до всех встреч и обсуждений. Она витает в воздухе, о ней думают, о ней мечтают. Это коллективное желание, сформировавшееся вокруг потребностей людей». Ивентор должен уловить эту идею и превратить в яркий проект. Только так появляются события с ясными целями и понятной аудиторией, оправдывающие все ожидания.
Успех любого мероприятия определяется его продуманностью и соблюдением сроков. Срыв дедлайна означает срыв проекта, убытки и удар по репутации ивент-агентства.
Значит, нужны надежные инструменты планирования. Но о них будет отдельная статья.
- Интуитивно понятно, что креативность и дисциплинированность – в числе обязательных качеств ивентора. Максим Яковенко уточняет: «Нужны системное мышление, исполнительность, трудолюбие и только потом креатив и фонтан творчества».
- Другие значимые характеристики – стрессоустойчивость и такой метанавык, как эмоциональный интеллект (emotional quotient – EQ). Он помогает справляться «с вызовами и трудностями, если что-то с организацией мероприятия идет не так», поясняет эксперт.
Нужно уметь просчитывать и управлять рисками. «При организации мероприятий часто возникают форс-мажорные ситуации, и надо понимать, из-за чего такая ситуация возникла, к чему она может привести и что сделать, чтобы снизить риски. EQ помогает быстро собраться, не паниковать и сказать: «Коллеги, вырулим», – подчеркивает Яковенко.
- Коммуникативные навыки, гибкость и умение вести переговоры – не менее очевидный маст-хэв, причем на всех этапах подготовки мероприятия. «Необходимо умение договариваться, идти на компромисс, – рассуждает эксперт. – И очень важно умение отказывать – одно из главных качеств организатора. Нужно научиться говорить «нет» красиво, вежливо и аргументированно». А еще – с реверансами и комплиментами, чтобы оставить возможность для сотрудничества в дальнейшем.
- Пригодится и такой метанавык, как лидерство. Ивентщика порой называют дирижером проекта, отмечает собеседник IQ Media: «На самом мероприятии шоу уже идет, каждый знает свою партитуру, и всех нужно просто спокойно направлять». Один из индикаторов успеха – ситуация, когда на форуме вы уже обсуждаете последующие встречи. Значит, все идет по плану.
Добавим два штриха к подготовке и постсопровождению ивента.
– Подготовка к мероприятию – главный фронт работ. Нужно детально проработать проект: от идеи, сценария, списка участников – до продвижения мероприятия в СМИ. В большинстве случаев «заказчики не могут сделать всего этого сами и идут к профессионалам, в ивент-агентства», говорит Максим Яковенко. Либо же мероприятия готовит отдел спецпроектов самой компании.
– Ивентщики собирают обратную связь от заказчиков и участников – с помощью фокус-групп, анализа постов и комментариев в соцсетях и др. Это «мощнейшее продвижение мероприятия», убежден собеседник IQ Media.
Мероприятие должно быть резонансным в лучшем смысле слова. Например, спикеры сделали важные заявления, состоялась интересная дискуссия. Приятный сюрприз для участников мероприятия, придуманный ивентором, – отличная история.
«Организатор должен уметь генерировать инфоповоды, должен быть ньюсмейкером», – отмечает Максим Яковенко. Нужно уметь достать кролика из шляпы фокусника, чтобы создать вау-эффект.
Для организатора же не должно быть сюрпризов. Все, что происходит, заранее включено в партитуру «дирижера».
Ивент-менеджмент можно изучить в бакалавриате, а можно – на курсах дополнительного профессионального образования, интенсивах. В ивент-индустрию чаще всего приходят из рекламы, маркетинга, PR, с гуманитарных специальностей, но бывают инженеры и врачи, рассказывает эксперт. Люди технических специальностей привносят в новую работу системность мышления.
Организатору мероприятий может существенно помочь нейросеть. Максим Яковенко называет главные опции. Искусственный интеллект может:
1. Написать анонс, релиз, текст приглашений, презентацию.
2. Создать программу ивента с нуля.
3. Разработать и оформить предложения для партнеров.
4. Просчитать смету расходов.
5. Предложить идеи по развитию концепции, оформлению площадки и пр.
6. Порекомендовать, как работать с участниками и продвигать ивент.
7. Помочь с дизайном: создать логотипы, элементы визуализации и пр.
Но какие бы технологии ивентор ни использовал, главное – создать условия, при которых участник достигнет своих целей и получит положительные эмоции. Это значит, что организатор преуспел.
Редактировала Ольга Соболевская
В подписке — дайджест статей и видеолекций, анонсы мероприятий, данные исследований. Обещаем, что будем бережно относиться к вашему времени и присылать материалы раз в месяц.
Спасибо за подписку!
Что-то пошло не так!
