Изображение создано при помощи модели Шедеврум
В преддверии новогодних корпоративов эксперты напоминают, как организовать их наилучшим образом, и определяют тренды развития ивент-бизнеса в целом. Главный тренд: сегодня успех форума, праздника, конференции или фестиваля зависит не только от концепции и бюджета, но и от того, насколько виртуозно ивентор использует передовые технологии. Организатор мероприятий, преподаватель курсов по ивент-менеджменту в ВШЭ Максим Яковенко в колонке рассказывает, как искусственный интеллект делает подготовку и проведение мероприятий более быстрыми и эффективными, а контент – запоминающимся, и как нейросети незаметно меняют весь ивент-бизнес.
Максим Яковенко
Организатор международных и российских форумов, конференций и турниров, спикер лекций и мастер-классов по ивент-менеджменту, приглашенный эксперт-лектор в Президентском фонде культурных инициатив и Правительстве Москвы, автор и преподаватель курсов Центра управления и коммуникаций ВШЭ
Если вы организатор и до сих пор работаете в табличках и со списками, нанимаете группу дизайнеров и заказываете дорогостоящие маркетинговые исследования, то скоро у вас не будет работы. Вы просто не сможете конкурировать по цене и по срокам с другими организаторами, которые применяют ИИ и нейросетевые технологии в процессе организации и создания мероприятия.
На своих курсах по ивент-менеджменту я всегда начинаю с целеполагания организатора, что сводится к пяти целям: успеть в срок, ничего не забыть, уложиться в бюджет, заработать самим и при этом сделать запоминающееся событие для участников.
Этот год показал, что нейросетевые технологии способны помочь в достижении всех этих целей. Разберем по порядку.
Традиционный цикл подготовки мероприятия предусматривает проведение интервью с заказчиком, сбор вводных данных, изучение целевой аудитории и разработку концепции.
Интервью с заказчиком – это основа будущего технического задания, поэтому допустить здесь ошибки – значит потерять деньги в дальнейшем. Каждое неучтенное действие и каждый неучтенный элемент не входят в бюджет и, как следствие, не получают финансирования. Когда недоработка всплывает, заказчик не всегда готов заключить дополнительное соглашение, и подрядчику приходится выкручиваться самому. И такие недочеты случаются даже у опытных подрядчиков.
При помощи нейросети можно составить подробный чек-лист для интервью с заказчиком и создать проект технического задания. Чтобы результат был максимально эффективным, я рекомендую еще загрузить заполненный чек-лист и проект техзадания в нейросеть с целью критической оценки документа, определения слабых зон и рисков.
Для заказчиков это еще и возможность получить независимую экспертизу на техническое задание прежде, чем объявлять конкурс или заключать договор с подрядчиком.
Чек-листы по постановке задач и планированию мероприятий – это в целом самое простое, что умеет нейросеть. Но она также может сделать диаграмму Ганта (инструмент управления проектами в виде столбчатой диаграммы, который визуализирует план работ, задачи, дедлайны) и распределить обязанности среди команды, если в промпте правильно указать, какой функционал у сотрудников.
Раньше для исследования целевой аудитории мероприятия ивент-агентства и заказчики тратили сотни тысяч и даже миллионы рублей. Теперь достаточно пары часов для проведения маркетингового исследования целевой аудитории и рынка ивента. И, что самое главное, это бесплатно.
То же самое относится и к концепции. Ее структуру поможет сделать LLM-нейросеть, а визуализировать ее в виде презентации с красивым оформлением – другая модель, генерирующая уже визуальный контент. Раньше для создания такой презентации требовалась команда из креативщиков, дизайнера, продюсера, а теперь один ивент-менеджер может сделать вполне достойную концепцию мероприятия для заказчика или для потенциальных партнеров за два-три часа работы.
Соответственно, в ивент-индустрии преимущество сейчас будет у самых быстрых и адаптивных исполнителей, которые готовят концепции и документы для заказчика всего за полдня.
При подготовке больших мероприятий с тысячей участников, зрителей или гостей необходимы свой колл-центр и служба по работе с обращениями для ведения продаж и постоянной связи с участниками.
К середине 2025-го стали появляться ИИ-агенты, способные заменить дюжину сотрудников. Они могут не только отвечать на вопросы, но и отправлять письма и самостоятельно делать звонки. Интеграция с СRM позволяет управлять воронками продаж, настраивать напоминания, вести дополнительные продажи сервисов и услуг, напоминать участникам о мероприятии.
Все это стало возможным благодаря внедрению уникальной для мероприятия базы знаний и алгоритмов действий.
Возможности применения ИИ-агентов в этой области пока не до конца оценены, но уже понятно, что они открывают колоссальные перспективы обработки данных тысяч участников международных форумов, ЭКСПО, чемпионатов и других масштабных мероприятий.
Одна из наиболее заметных трансформаций связана именно с производством контента, который является не только продуктом коммуникации, но и инструментом вовлечения и монетизации.
Если взять, например, визуальные решения, то современные нейросети – «от текста к изображению» до моделей мультимедийной генерации – позволяют создавать визуальные концепции без привлечения полноценной дизайн-команды.
Организатор формулирует набор входных параметров (ценности бренда, целевая аудитория, формат мероприятия, эстетическая стилистика), после чего ИИ генерирует десятки композиционных вариантов:
Важно подчеркнуть: речь идет не о замене дизайнера (куда же без него?), а об ускорении создания визуального концепта самим дизайнером.
Известный производитель газированных напитков в преддверии Нового года на протяжении уже нескольких десятилетий выпускает свою известную рекламу с брендированными грузовиками, которые везут бутылки с напитком в города. До 2025 года на создание ролика уходило до полугода, требовались десятки специалистов. А в 2025 году компания представила нейросетевой ролик впечатляющего качества. На создание ролика ушло менее месяца. Компания сэкономила несколько миллионов долларов на продакшене.
В рамках фестиваля «Лето в Москве 2025» городские площадки впервые украшались нейросетевыми изображениями высочайшей детализации и качества.
Дальше будет только больше. Нейросетевой визуальный контент становится все более качественным с каждым кварталом. Можно спрогнозировать, что через год-два на мероприятиях будут крутиться поражающие воображение видеоролики с инфографикой и реальными участниками мероприятия, созданные в режиме онлайн.
Нейросети позволяют готовить материалы в ходе самого события. Это, к примеру:
И это уже вовсю применяется на крупных российских мероприятиях.
На Петербургском международном экономическом форуме в июне 2025 года GigaChat от Сбера запустил свой бот, который составлял персонализированный график посещения мероприятий на основе выбранных тем, спикеров и времени. Бот готовил расписание, присылал напоминания до начала сессии, а после присылал резюме сессии с основными тезисами и выводами.
Дальше ИИ будет все больше предоставлять индивидуализированный контент участникам мероприятий. Нейросети анализируют данные пользователя (интересы, маршрут по площадке, предыдущий опыт участия) и предлагают адаптированные рекомендации:
Такой подход повышает коэффициент полезности участия в мероприятии.
Сегодня при подготовке небольшого ивента даже среднестатистический ивент-менеджер за несколько часов может создать неплохой рекламный ролик мероприятия самостоятельно. Не говоря уже об инфографике и визуальных картинках для продвижения.
Завтра заказчику уже не потребуются ивент-агентства с командой ивент-менеджеров и дизайнеров. Заказчику достаточно будет держать в своем штате одного-двух специалистов для координации (принцип in-house, когда компания создает у себя небольшой отдел организаторов), а всю подготовительную работу, дизайн, маркетинг и продвижение сделают ИИ- агенты с нейросетями.
В чем сохранится потребность в ивент-индустрии, так это в производстве. Создание и монтаж рекламных конструкций, павильонов и стендов, производство макетов и выставочных конструкций – будут востребованы заказчиками без посредничества ивент-агентств. Производственники, а также компании, обеспечивающие кейтеринг, оформление и транспорт, станут более активными игроками ивент-рынка, центр компетенций организации мероприятий переместится туда.
Если вы хотите детально узнать, как организовывать масштабные мероприятия, разработать концепцию мероприятия, освоить ивент-менеджмент в целом, можно поучаствовать в программах повышения квалификации Центра управления и коммуникаций НИУ ВШЭ. Можно выбрать как интенсивы, так и более длительные курсы. Более подробная информация – здесь.
Редактировала Ольга Соболевская
В подписке — дайджест статей и видеолекций, анонсы мероприятий, данные исследований. Обещаем, что будем бережно относиться к вашему времени и присылать материалы раз в месяц.
Спасибо за подписку!
Что-то пошло не так!
