Изображение создано при помощи модели Шедеврум
Срок выполнения задачи – часто как Дамоклов меч: не уложился – пиши пропало. Как обезвредить это «оружие» и обратить себе на пользу, точно знают организаторы мероприятий, мастера приручения времени. Своими техниками делится эксперт по ивент-менеджменту, преподаватель курса по подготовке мероприятий Центра управления и коммуникаций ВШЭ Максим Яковенко.
Содержание статьи:
Крайний срок выполнения задачи – дедлайн – воспринимается двояко: как страх и ужас, стрессогенный фактор, и как ориентир, дисциплинирующий момент.
Те, кто укладывается в срок, явно хорошо управляют временем. Во многих сферах это критично: не успеть вовремя означает сорвать все дело, понести убытки и репутационный ущерб. Прощайте, новые контракты, интересные предложения и рост доходов. Одна из профессий, где дедлайн – царь и бог, – ивент-менеджер. Организатор международных и российских форумов и конференций, приглашенный эксперт-лектор в Президентском фонде культурных инициатив Максим Яковенко подчеркивает, что ивентщику необходимо «уметь управлять ресурсами – материальными, человеческими, а также временными».
Для ивент-менеджеров дедлайн – «не просто итоговая дата, точка невозврата для мероприятия, но еще и управитель всего организационного процесса и даже жизни организатора», говорит собеседник IQ Media. Дата мероприятия жестко зафиксирована, и обычно сдвинуть ее невозможно. На нее «завязано» огромное количество людей, подверстаны бюджеты. Участники форума, конференции или конгресса – как правило, очень занятые люди, глубоко заранее планирующие свое расписание.
Простой пример. Если внезапно перенести ивент, скажем, с 1 на 5 июня, то «собьются покупки билетов, аренда площадки (на 5 июня свободную площадку можно просто не найти), ключевые участники не смогут перенести свои даты, посыплется логистика и программа мероприятия», говорит эксперт.
Понятно, что в следующий раз в ваше ивент-агентство просто не обратятся. Вывод: дедлайн обязателен к исполнению.
В организации мероприятия может быть несколько дедлайнов. Они определяются ключевыми датами подготовки. Опытный ивентщик понимает, когда нужно начать приглашать участников события, стартовать с продажей партнерских пакетов и сервисов, когда надо начать и завершить работу с площадкой, сколько дней требуют монтажные работы. «Все это он четко знает и, работая с подрядчиками, площадкой, может расписать даты подготовки, и тогда все [участники команды] увидят дедлайны», – поясняет Максим Яковенко.
Так, привлечение партнеров должно быть закончено не позднее, чем за 10 дней до начала события, иначе будет поздно интегрировать партнера и бренд. Дизайн макетов для заказчиков, оформление площадки (баннеры, «задники» и пр.), печать материалов также нужно согласовать заранее. С тем, чтобы успеть напечатать материалы, смонтировать баннеры, обустроить площадку.
Опытный ивентщик четко видит эти сроки, в том числе главный – «дедлайн дедлайнов».
По словам эксперта, существует «Рубикон, после которого ничего уже нельзя изменить» – «дедлайн дедлайнов». До него вы еще можете корректировать организацию мероприятия, например, проводить работы на площадке, после – уже нет.
«Дедлайн дедлайнов» – старт, момент, когда первый участник вступает на площадку мероприятия.
«Иными словами, существует определенная градация, когда должно быть жесткое и менее жесткое соблюдение всех сроков, – говорит Яковенко. – Все зависит от статуса мероприятия и от площадки».
С опытными ивентщиками все понятно. Они хорошо ориентируются в сроках. А вот новичкам в индустрии нужна «матрица» планирования. Собеседник IQ Media отмечает: «Допустим, молодой ивент-менеджер получил задание подготовить мероприятие. Эта большая задача может пугать его: он не знает, с чего начать». Хорошее решение – техника «обратный календарь»: она снижает стресс, позволяет работать в спокойном режиме.
«Чтобы забраться на вершину горы, нужно сначала подойти к подножию, потом с него подниматься наверх, – рассуждает эксперт. – Техника обратного календаря как раз помогает немного успокоиться, увидеть “подножие”. Если мы знаем, что форум начнется 1 июня, мы от этой даты начинаем отходить обратно к к февралю».
1 июня в 10.00 мероприятие стартует – и к этому моменту должна быть полная готовность. Площадка должна быть полностью оформлена 30 мая к 18.00.
«Обратный календарь» подразумевает, что мы разбиваем задачи на подзадачи и к ним выставляем дедлайны.
Рассмотрим эту технику детально.
Обратите внимание: до этого надо продумать и описать ценности мероприятия. Это непременное условие любого ивента.
Этот метод работает для любых мероприятий.
Наконец ключевые даты определены. Соблюдать их помогут технические инструменты, «всевозможные софты: Google Календарь с напоминаниями, разнообразные планировщики и задачники», отмечает Максим Яковенко. Они позволяют зафиксировать задачи. Главное, чтобы команда тоже видела их. У ваших коллег должно быть то же приложение, тот же календарь, что и у вас, чтобы им приходили напоминания. Подрядчики тоже должны знать все эти даты.
С помощью планировщика вы выстраиваете единую экосистему, координирующую всех участников проекта.
Иногда что-то идет не так. Например, подрядчики подвели. Или к 1 марта сайт не готов, хотя пора уже запускать продажу участия и приглашения. Причем о срыве сроков вы узнаете 28 февраля. Что делать?
Приходится быстро искать нового разработчика сайта. Выйдет накладно. «У новой компании уже нет месяца на подготовку сайта, – рассуждает Максим Яковенко. – Вы просите подрядчика сделать все за неделю, в крайнем случае – за 10 дней. Он выставляет ценник вдвое-втрое дороже. У вас начинают слетать сроки, и вы явно выходите из бюджета. Вы понимаете, что вам придется приглашать участников за 2,5 месяца вместо трех». Справитесь? Если сомневаетесь, подумайте, как усилить пригласительную кампанию, какие принять меры. (Возможные решения – тема отдельной статьи).
Подобные непредвиденные ситуации – увы, не редкость. При этом дедлайн дедлайнов не меняется. Нужно подстраиваться под него.
С учетом возможных форс-мажоров заложите в ваши планы временной запас. Особенно в случае, если речь идет о государственных мероприятиях с фиксированными датами, скажем, 9 мая. Почти в каждом городе подготовкой этого праздника занимаются специалисты местной администрации.
Другой пример – новогодние торжества. 31 декабря на центральной площади мэр города или губернатор поздравляет жителей с Новым годом. К этой дате нужно все успеть: украсить площадь, нарядить елку, залить каток, подготовить палатки с горячим чаем, организовать концерт и, конечно, позаботиться о безопасности.
График проведения мероприятий может быть очень насыщенным. У ивентщиков, которые специализируются на корпоративах, бывают по два мероприятия в день. Например, под Новый год.
Все события стоит закреплять в единой системе планирования, советует эксперт. Конечно, идеальных планировщиков не существует. И все же имеющиеся варианты неплохо работают. Разумеется, вкупе с организованностью и ответственностью самого ивент-менеджера. Прокачать эти навыки можно на курсах. Они научат, как сделать успешным любое мероприятие – и как «приручить» дедлайны.
В подписке — дайджест статей и видеолекций, анонсы мероприятий, данные исследований. Обещаем, что будем бережно относиться к вашему времени и присылать материалы раз в месяц.
Спасибо за подписку!
Что-то пошло не так!