Как провести совещание максимально эффективно

Рабочие встречи, созвоны, конференц-коллы – порой весь календарь расписан на две недели вперед. И надо признать, не всегда совещания бывают по-настоящему полезными. Однако в системе корпоративных коммуникаций они важны и необходимы. Как сделать рабочие встречи эффективными, рассказал Александр Рейнгардт, приглашенный преподаватель Школы инноватики и предпринимательства.

Совещание = бесконечность. В другой компании

Ограничьте время совещания. Пусть будет: «У вас есть только 1 минута». Только в нашем случае можно дать выступающему 3 минуты. Таймер на столе работает не хуже кнута, заставляя всех придерживаться конкретики. В конце концов, если не укладываетесь в тайминг, возможно, стоит написать письмо.

Встречаемся, чтобы сплетничать? Не у нас

Цели должны быть четкими, как математическая формула. Если в повестке дня нет конкретных пунктов, значит, у вас нет повестки дня. Всем участникам должно быть понятно, почему они здесь и какой вклад от них ожидается. Иначе это просто тусовка, только без напитков и закусок.

Я начальник, я болтаю больше всех? Нет

Обеспечьте равное участие. Каждый хочет быть услышанным, поэтому, если встреча превращается в монолог начальника, возможно, это не совещание, а жизнеописание. Используйте техники, позволяющие каждому высказаться, например «Круг идей».

Дела говорят лучше слов. Именно у нас

Заканчивайте встречу четким распределением задач. Каждый должен уйти с четким пониманием своих следующих шагов. Как в конце свидания: «Я потом на неделе тебе позвоню» — это плохо, а вот «Встретимся в пятницу, 15 марта 2024 года, в 19 часов по Москве у главного входа в кинотеатр “Мечта пчелы трудовой”» — гораздо лучше.

Послевкусие — не только про еду

После совещания отправляйте сжатое конкретное резюме его итогов всем участникам. Аудиозапись — на сервер, задачи по результатам — в календарь. Это поможет удержать информацию в памяти и послужит напоминанием о распределенных задачах. К тому же всегда приятно перечитывать или прослушивать моменты, когда ваш вклад был отмечен. Заодно могут появиться новые мысли.

Вооружившись этими приемами, любое совещание из рутины можно превратить в мероприятие, результативность которого будет радовать как участников, так и начальство. Эффективное совещание — это планирование, внимание к деталям и немного юмора.

Прежде чем назначать встречу, необходимо ответить на несколько вопросов. Александр Рейнгардт называет следующие причины, по которым проведение совещания может быть оправданным.

• Принятие важных решений — если требуется согласование или одобрение ключевых решений, где необходимы мнения разных сторон.
• Решение ситуативных сложных проблем — когда проблема требует мозгового штурма или совместных усилий нескольких отделов или специалистов.
• Планирование и стратегия — для обсуждения и создания долгосрочных планов, стратегий или проектов, где важен вклад каждого участника.
• Командообразование. Совещания могут способствовать укреплению командного духа, особенно если участники работают удаленно и редко встречаются лично.
• Кризисное управление — в ситуациях, когда требуется быстрое реагирование на кризис или непредвиденные обстоятельства.
• Обучение и развитие. Совещания могут быть использованы для проведения обучающих сессий, семинаров или мастер-классов для сотрудников.

Больше о приемах для организации трудового процесса можно узнать на курсе «Повышение корпоративной эффективности руководителей и сотрудников», подробности – по ссылке.