В Издательском доме ВШЭ вышло второе издание учебника «Управление проектами: фундаментальный курс». IQ.HSE публикует из него фрагмент, в котором рассказывается об основных принципах управления проектами — на примере строительства собора Санта-Мария-дель-Фьоре во Флоренции.
В различных источниках (учебниках, статьях, стандартах) можно найти множество определений проекта, которые, впрочем, не противоречат, а, скорее, дополняют друг друга. Однако наиболее известным является следующее определение: «Проект — это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг».
«Временное» означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. «Уникальных» означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг. В частности, нет одинаковых месторождений полезных ископаемых, и разработка любого месторождения уникальна. Уникальность продуктов или услуг проекта обусловливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.
Более полное определение проекта звучит так: «Проект — целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению».
Обложка учебника «Управление проектами: фундаментальный курс»
Управление проектом — методология (говорят также — искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.
Под объектами управления проектом понимаются проекты, программы и портфели проектов. Субъектами управления проектом являются менеджеры проекта со стороны заказчика и исполнителя, а также команда управления проектом/команда проекта.
Важно понимать, что при оценке успешности управления проектом используется концепция «треугольника управления проектом», т.е. тройственного ограничения «качество (содержание работ проекта) — сроки — затраты», т.е. проект считается успешным в том случае, если были выдержаны требования по времени, стоимости и качеству.
Общепринятым на современном этапе подходом к управлению проектами является процессный подход, т.е. проект трактуется как совокупность взаимосвязанных процессов. Процесс — это ряд взаимосвязанных действий и операций, выполняемых для достижения заранее определенных продуктов, результатов или услуг. Процессы управления проектом выполняются командой проекта и обычно бывают двух типов.
Управление проектом — интегративное действие. Интеграция управления проектом требует, чтобы все процессы проектов и продуктов были должным образом выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации. Эти взаимодействия между процессами часто требуют согласования требований и целей проекта. В рамках большого и сложного проекта могут происходить процессы, которые надо будет повторить несколько раз, чтобы определить и выполнить требования участников проекта и достичь согласия относительно результатов. Непринятие мер в течение одного процесса обычно влияет на этот процесс и другие связанные процессы. Например, изменение содержания почти всегда влияет на стоимость проекта, но может как повлиять, так и не повлиять на дух команды или качество продукта. Какие именно компромиссы будут приняты, зависит от конкретного проекта и особенностей организации. Успешное управление проектом включает активное управление этими взаимодействиями, чтобы выполнять все требования спонсоров, заказчиков или других участников проекта.
Необходимые группы процессов и входящие в них процессы являются указаниями по применению правильных знаний и навыков управления проектами в течение проекта. Кроме того, процессы управления проектом для определенного процесса применяются итеративно, причем многие процессы повторяются и пересматриваются в ходе проекта. Менеджер и команда проекта несут ответственность за определение того, какие процессы из групп процессов должны быть задействованы, кто и с какой степенью точности будет исполнять эти процессы, чтобы достичь нужных целей проекта.
Выделяют пять групп процессов управления проектом, необходимых для любого проекта. Эти группы процессов обладают четкими зависимостями и выполняются в одной и той же последовательности в каждом проекте. Они не зависят от областей приложения или отрасли. Отдельные группы процессов, а также входящие в них подпроцессы неоднократно повторяются при выполнении проекта.
Приведем эти пять групп процессов:
Далее определяются и описываются пять групп процессов управления проектом, необходимых для любого проекта. У этих пяти групп процессов есть четкие зависимости, и они выполняются в одной и той же последовательности в каждом проекте. Они не зависят от областей приложения или отрасли. Отдельные группы процессов, а также входящие в них процессы неоднократно повторяются при выполнении проекта. Процессы, входящие в группу, также могут иметь взаимосвязи как в рамках данной группы процессов, так и с процессами других групп.
Отдельные процессы могут определять и ограничивать использование входов для получения выходов данной группы процессов. Группа процессов включает составные процессы управления проектами, которые связаны соответствующими входами и выходами, т.е. результат одного процесса становится входом другого. Например, группа процессов мониторинга и контроля наблюдает и управляет не только работами, производимыми во время группы процессов, но также всеми действиями по проекту. Кроме того, она должна обеспечивать обратную связь для применения корректирующих или предупреждающих действий, чтобы проект не выходил за рамки плана управления проектом или чтобы план управления проектом должным образом изменялся. Также вероятны многие другие взаимодействия между группами процессов.
Группы процессов — это не то же самое, что фазы проекта. Если большие или сложные проекты могут быть разбиты на отдельные фазы или подпроекты, такие как, например, анализ осуществимости, разработка идеи, проектирование, создание прототипа, производство, испытание и т.д., то все группы процессов будут применяться к каждой фазе или подпроекту.
Собор Санта-Мария-дель-Фьоре, также имеющий второе название — Дуомо, расположен во Флоренции и является одним из самых значимых проектов в истории Италии. Это одно из наиболее крупных сооружений на территории страны, увенчанное самым большим в мире кирпичным куполом. В целом строительство собора продолжалось на протяжении 140 лет — с 1296 по 1436 годы
По сохранившимся до наших дней документам, многие историки сделали вывод, что храм Дуомо был возведен в конце XIII века на месте начавшего разрушаться кафедрального собора Санта-Репарата. Второй причиной решения снести устаревшее здание послужило то, что в этот период наблюдался экономический и демографический рост во Флоренции, а храм по своим размерам не мог вместить всех желающих. Свое превосходство над доминирующими городами Тосканы, заключающееся во власти и богатстве, флорентийцы решили подчеркнуть еще и самым большим кафедральным собором, который превзошел своими размерами не менее великолепные соборы Сиены и Пизы. По завершении всех строительных работ в 1434 году храм Санта-Мария-дель-Фьоре был признан самым большим в Европе.
Собор является результатом совместной работы многих выдающихся художников и архитекторов. Первым разработчиком проекта, который заложил основание храма в 1296 году, считается Арнольфо ди Камбио. Он спроектировал три широких нефа, вершина которых была увенчана куполом восьмиугольной формы. В 1302 году архитектор умер и строительство прервалось практически на три десятилетия.
В 1331 году гильдия торговцев шерстью решает возобновить работы по возведению храма, а на пост главного архитектора назначает известного в те времена архитектора и художника Джотто. Однако вместо того, чтобы продолжить строительство собора, новый архитектор берется за разработку проекта колокольни, или кампанилы. Смерть мастера, при жизни которого был возведен только лишь первый ярус колокольни, вновь останавливает едва начавшееся строительство.
Работы продолжились в 1355 году, на этот раз их возглавили сразу три архитектора: Джованни д’Амброджо, Альберто Арнольди, Нери ди Фьораванте. Возведение нефа было завершено в 1380 году, а вот купол так и оставался незаконченным. В 1418 году был объявлен конкурс на лучший проект купола, в котором победу одержал Филиппо Брунеллески. Именно этот архитектор разработал легендарный и самый большой в мире кирпичный купол восьмиугольной формы. Строительство купола было начато через два года, а завершено лишь в 1436 году. На то время это был единственный в мире восьмиугольный купол огромных размеров, в основе которого не было ни одной деревянной опоры. Несмотря на незавершенность фасада храма, его освятил папа римский.
Любой проект, создавался ли он несколько веков назад или ведется в настоящий момент, так или иначе включает в себя процессы, стадии, области знаний и управления, которые могут и даже должны быть подвергнуты систематизации, анализу и оптимизации. На данный момент в мире разработан целый ряд подходов и методологий для эффективного создания проектов и управления ими.
Методология PMBОK является «классической» и представляет собой свод знаний, в котором подробно раскрыты области управления проектами.
В PMBОK выделяется 44 главных процесса, происходящих при управлении проектами. Эти процессы разделены на пять основных групп.
Каждый из этих процессов относится к одной из областей знаний, определяемых PMBОK.
Под интеграцией понимаются: принятие решений на тему концентрации ресурсов; попытки предугадать потенциальные проблемы и разрешить их до перехода в критическое состояние; координирование работы над проектом. С помощью интеграции можно находить компромиссы между пересекающимися целями и альтернативными вариантами. Управление интеграцией является задачей проектного менеджера и не может быть делегировано.
В случае рассматриваемого проекта сменилось множество архитекторов, каждый из которых на своем этапе и выступал в роли «менеджера проекта». Именно они занимались планированием, распределением ответственности в команде, коммуникациями, организацией работ и т.д., но не все эти люди обладали должными навыками в управлении, что также оказывало сильное влияние на организацию проекта. Требования и концепции постоянно сменялись, поэтому возникали трудности с интеграцией на каждом новом этапе проекта. Кроме того, не было должного контроля как над командой, так и над самим архитектором.
Сюда относятся такие процессы, как создание иерархической структуры работ по проекту, определение, планирование, подтверждение и управление содержанием.
Так как различные архитекторы предлагали свои идеи, то содержание проекта несколько раз претерпевало изменения. В особенности это относится к сооружению огромного купола церкви, для создания которого был объявлен конкурс на разработку технологии и создание модели сооружения. В целом на каждом этапе по проекту создавались эскизы, проводились технические расчеты, однако иерархической структуры и утвержденного списка работ по проекту не было.
Здесь определяются состав операций и взаимосвязи между ними, оцениваются ресурсы и длительность операций, разрабатывается расписание и проводится управлением им.
Управление сроками в данном проекте стало проблемной областью. Во-первых, из-за постоянных смен проектных команд, эпидемий чумы и других непредвиденных факторов процесс останавливался на годы и даже десятиления, что значительно увеличило общую продолжительность проекта. Во-вторых, темпы работ сами по себе были невысокими и, очевидно, даже не предпринимались попытки ускорения и сжатия расписания. В итоге проект длился более 140 лет.
Имеются в виду формирование бюджета и контроль затрат. Для успешной реализации проекта осуществляется стоимостная оценка, разрабатывается бюджет расходов и производится управление стоимостью.
Финансирование проекта осуществлялось за счет средств частных инвесторов — богатых семей и профессиональных гильдий Флоренции, за время проекта поменялось несколько спонсоров. Из-за увеличения сроков и количества работ проекта по сравнению с запланированными вначале стоимость собора поднялась в разы. По проекту составлялись сметы, но бюджетирование и управление стоимостью не были применены.
Эта область включает все процессы, связанные с выполнением целей. К ним относятся планирование, обеспечение и контроль качества.
В процессе выполнения проекта контроль качества был одним из важных элементов, который позволил выполнить цели проекта, привести проект в соответствие с ожиданиями стейкхолдеров и более разумно расходовать денежные средства. В процессе возведения купола качество плана, конструкций и материалов играло решающую роль, определяющую физическую возможность его создания. Кроме того, требования заказчиков к самому продукту были высоки и продиктованы одной из основных целей строительства собора — имиджевой. Управление ресурсами проекта. Включает оценку, приобретение, управление и использование материальных и кадровых ресурсов. Направление действий — организация проектной команды и управление ей. Планируются человеческие ресурсы, набирается и развивается коллектив, предпринимаются меры по управлению командой. Согласно имеющимся данным, управление ресурсами проекта было на невысоком уровне. Если материально-технические ресурсы непосредственно интересовали архитекторов при возведении конструкций, то организации трудовых ресурсов не было уделено должного внимания.
Процессы, относящиеся к данной области, — это планирование управления рисками, идентификация, качественный и количественный анализ рисков, планирование реагирования, мониторинг и управление рисками.
В проекте строительной сферы необходимо было в первую очередь учитывать риски, связанные с технологиями, материалами, трудовыми ресурсами. Как можно увидеть, одной из наибольших проблем стали как раз последние — смерть архитекторов, которая повлекла проблемы с планированием, организацией процессов и соблюдением сроков.
Кроме того, для такого масштабного проекта необходимо было учесть финансовые риски, которые появились, но с ними справились за счет привлечения новых инвесторов.
Строительство храма было масштабным проектом, который, следовательно, имел множество заинтересованных сторон. Кроме того, из-за большой длительности их состав менялся на протяжении жизненного цикла проекта. Основными стейкхолдерами были спонсоры (заказчики) — влиятельные люди Флоренции, они выставляли требования к проекту и принимали результаты. Также стейкхолдерами можно считать все население города, которое затем пользовалось этим храмом, рабочих, архитекторов и художников, принимавших непосредственное участие в возведении сооружения.
Работы со стейкхолдерами не проводилось, что могло потенциально создать еще один риск для проекта. Однако ярых противников строительства не было, именно поэтому проект так или иначе был завершен.
Другой популярный стандарт проектного менеджмента — PRINCE2 — был разработан в Великобритании. Сильными сторонами этой методологии являются гибкость, усиленный контроль над проектом, четкое распределение обязанностей между членами команды. В отличие от гибких методов, PRINCE2 не использует итеративный подход к проекту. PRINCE2 можно сравнить с гибридом классического подхода к проектному управлению и концентрации на качестве из системы «6 сигм». Методология PRINCE2 в отличие, например, от свода знаний PMBOK не содержит специализированных аспектов управления проектом (например, отраслевых), конкретных практик и инструментов управления проектами, таких как диаграмма Гантта, WBS и т.п.
Управление проектами в PRINCE2 базируется на семи следующих принципах.
1. Непрерывное бизнес-обоснование (Continued Business Justification). Причина, по которой проект начинают, должна иметь смысл с точки зрения бизнеса, а также должна присутствовать четкая окупаемость инвестиций. Экономическое обоснование регулярно оценивается во время проекта, чтобы убедиться в его дальнейшей обоснованности для бизнеса.
Собор Санта-Мария-дель-Фьоре был спроектирован таким образом, чтобы внутри него могло поместиться все население Флоренции, на момент реализации проекта оно насчитывало около 90 тыс. человек. Предыдущий собор Санта-Репарата, стоявший на этом месте, вмещал в несколько раз меньше прихожан, уже заметно обветшал и начал рушиться.
Еще один элемент бизнес-обоснования строительства — период экономического роста, в который торговцы и богатые семьи инвестируют в городскую инфраструктуру ради повышения имиджа.
2. Обучение на опыте (Learn from Experience). Проектные команды PRINCE2 должны учиться на уроках, полученных из предыдущих проектов. «Обучение на опыте» покрывает полный жизненный цикл проекта — от начала, через все его продолжение и до самого закрытия. Любой урок, извлеченный во время проекта, должен быть задокументирован.
Этот момент был практически упущен во время строительства собора. Несмотря на то что архитекторы и художники опирались при проектировании и создании собора на собственный опыт и аналогичный опыт коллег, в процессе реализации каждый старался привнести свой подход, временами совершенно не учитывая опыт своих предшественников.
3. Определенные роли и обязанности (Define Roles and Responsibilities). Проект должен иметь определенные и согласованные роли и обязанности в рамках структуры организации, которые включают заинтересованные стороны бизнеса, пользователя и поставщика. Обязанности должны быть четко распределены между участниками, чего в проекте сделано не было. Поставщики и заказчики проекта сменялись слишком часто, что затрудняло получение итогового результата.
4. Управление по стадиям (Manage by Stages). Проект в PRINCE2 планируется, отслеживается и контролируется поэтапно, стадия за стадией. Управленческие стадии разделены точками принятия решений, что позволяет иметь одновременно высокоуровневый план для проекта в целом и очень детальный план для ближайшей стадии.
Частота вех, как и в подобных масштабных проектах того времени, при строительстве собора была низкой, чего было недостаточно для получения запланированного результата в рамках заданных ограничений. Стадии инициировались стихийно, управление стадиями было разрозненно.
5. Управление по исключению (Manage by Exception). Проект PRINCE2 имеет установленные допуски для каждой цели проекта (время, стоимость, качество, объем, риск, выгода). Реагирование начинается, если возникает большая проблема, которая находится за рамками установленных допусков.
Архитектор как человек, ответственный за поставку проекта и всецело вовлеченный в процесс, был осведомлен практически обо всем, что происходило в работах проекта. Заказчики вмешивались только в ситуациях реализации экстренных рисков.
6. Фокус на продуктах (Focus on Products). Проект PRINCE2 фокусируется на определении и создании продуктов, в частности требований к их качеству. Строительство должно быть сосредоточено на итоговом результате, а не на выполнении процессов. Четких требований к продукту проекта сформировано не было, из-за этой лояльности его представление несколько раз менялось.
7. Адаптация для соответствия проектной среде (Tailor to Suit the Project Environment). Убедиться, что проектный метод соответствует проектной среде, что средства контроля проекта основаны на его масштабе, сложности, важности, потенциале и риске. Необходимо было принять во внимание компетенции персонала, доступные ресурсы и основные риски создания собора, чтобы выработать адекватную модель управления проекта, выбрать релевантные метрики, правильно сформулировать задачи и организовать процессы.
Подводя итог, можно сказать, что любой проект может быть рассмотрен через призму современных стандартов проектного управления. Несомненно, до появления методологий проектного управления роли не были четко распределены, а «менеджеры проектов» действовали, скорее, интуитивно, опираясь на небольшую базу знаний в управлении.
Строительство собора Санта-Мария-дель-Фьоре — это грандиозный проект, который, несмотря на крупные проблемы, почти во всех функциональных областях управления проектами все-таки смог успешно завершиться. Однако если бы была возможность применить методологии на всех этапах реализации, можно было сократить потери во времени, деньгах, качестве и избежать ненужных рисков.
IQ
В подписке — дайджест статей и видеолекций, анонсы мероприятий, данные исследований. Обещаем, что будем бережно относиться к вашему времени и присылать материалы раз в месяц.
Спасибо за подписку!
Что-то пошло не так!